Kwestia odpowiedniego zgłoszenia pracowników do IRS jest ważniejsza niż nam sie wydaje.

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej nie jest łatwe. Właściciele biznesów muszą borykać się z wieloma problemami, które nie dotyczą etatowych pracowników. Jednym z kłopotów, mogącym nieść za sobą poważne
i nieprzyjemne konsekwencje, jest nieprawidłowa klasyfikacja pracowników. Kwestia odpowiedniego zgłoszenia pracowników do IRS jest ważniejsza niż nam sie wydaje.

Posiadając biznes i zatrudniając ludzi musimy odprowadzać do Urzędu Podatkowego szereg podatków od wynagrodzeń naszych pracowników. Do tych obowiązkowych należą m.in. income tax, Social Security tax tzw. FICA, unemployment tax tzw. FUTA. Każdemu pracownikowi należy dać formę W2 (Wage and Tax Statement), pokazującą zarobki ipotrącone podatki w danym roku.

Mając do czynienia z niezależnymi podwykonawcami, czyli independent contractors, których dochody przekraczają $600, jesteśmy zobowiązani zgłosić sumę zarobioną do IRS na formie 1099-MISC (Miscellaneous Income). Kopia tej formy musi być również udostępniona danemu podwykonawcy. Zatrudnienie tzw. independent contractor jest bardziej opłacalne dla firmy niż zatrudnienie pracownika. Tak długo jak independent contractor posiada Taxpayer Identification Number, jedynym obowiązkiem pracodawcy jest wydanie formy 1099-MISC potwierdzającej zarobki i wysłanie kopii tej formy do Urzędu Podatkowego.

Wciąż jednak pozostaje pytanie jak określić sposób zatrudniania danego pracownika. Jedną z najważniejszych rzeczy jest ustalenie jaka istnieje zależność pomiędzy pracodawcą a daną osobą. Otóż podstawowym wyznacznikiem jest tu prawo do kontroli i oceny wykonywanej pracy. Dla ułatwienia jednak IRS stworzył listę dwudziestu warunków jakie musi spełniać independent contractor, żeby taki status mu przysługiwał. Zauważcie jednak, że osoba zatrudniona jako independent contractor wcale nie musi podlegać pod wszystkie z dwudziestu punktów, ale im więcej spełnia, tym bezpiecznieszy jest pracodawca:

• Independent contractor nie musi być ani instruowany, ani podążać za wskazówkami pracodawcy by wykonać swoją pracę.
• Independent contractor z reguły nie musi przechodzić żadnych kursów ani treningów i używa własnych metod i środków by wykonać zleconą pracę.
• Independent contractor jest najęty do wykonania określonej pracy i zazwyczaj zostawia mu się prawo do zatrudnienia sobie we własnym zakresie jakiejkolwiek pomocy aby ten cel osiągnąć.
• Independent contractor nie jest głównym źródłem sukcesu danej firmy i jej powodzenie i status nie powinny opierać się tylko na jego pracy.
• Independent contractor nie ma ustalonych godzin pracy, lecz wykonuje swą pracę w czasie, który uzna ku temu za stosowny.
• Independent contractor nie ma ciągłości pracy z danym zleceniodawcą. Współpraca może być częsta, niemniej powinna mieć nieregularne ramy czasowe, bądź powinna być odnawiana gdy zachodzi taka potrzeba ze strony zleceniodawcy.
• Independent contractor sam kontroluje swoich pracowników, ale nie powinien najmować do pomocy ludzi pracujących dla swojego pracodawcy.
• Independent contractor nie musi pracować nad jednym tylko zleceniem, ale powinien mieć wystarczająco dużo czasu, by wedle potrzeby współpracować z innymi zleceniodawcami.
• Independent contractor sam decyduje o swoim miejscu pracy, jeśli jednak jest to na terenie należącym do zleceniodawcy, to contractor nie pozostaje pod nadzorem firmy dającej mu zlecenie.
• Independent contractor sam decyduje o porządku swojej pracy.
• Independent contractor jest najęty w celu wykonania określonej pracy i nie powinien być pytany o postępy w jej wykonaniu. Istotny jest tylko ostateczny wynik.
• Independent contractor nie pracuje na stawkę godzinową, ale dostaje wynagrodzenie za wykonaną pracę. Wynagrodzenie może być ustalone na podstawie obliczenia godzin potrzebnych na wykonanie danego zlecenia, niemniej forma i wielkość wynagrodzenia powinny być ustalone przed wykonaniem powierzonej pracy.
• Independent contractor często pracuje dla kilku firm naraz.
• Independent contractor jest sam odpowiedzialny za wydatki ponoszone w celu wykonania zlecenia.
• Independent contractor powinien dysponować wszystkimi niezbędnymi narzedziami aby wykonać dane zlecenie.
• Independent contractor powinien być w stanie wykonać zlecenie bez korzystania z dóbr zleceniodawcy (biura, meble, narzędzia, maszyny itp.)
• Independent contractor powinien być powszechnie dostępny przez posiadanie biura z asystentami, posiadanie szyldów, posiadanie licencji, umiejscowienie swych usług w katalogu firm albo reklamowanie swych usług. 

• Independent contractor powinien być w stanie pogodzić się z zyskiem, lub stratą za wykonaną pracę. Zleceniodawca nie może wyrównywać ewentualnie zaistniałych strat.
• Independent contractor nie może być zwolniony dopóki spełnia wszystkie początkowe założenia zleceniodawcy. 

• Independent contractor może nie otrzymać wynagrodzenia jeśli praca nie została wykonana w sposób skrupulatny i zadawalający zleceniodawcę. 


Ponadto istnieje jeszcze coś takiego jak federalna zasada safe harbor, która może zwolnić danego pracownika z podlegania pod dwadzieścia reguł IRS. Aby jednak tak się stało, zleceniodawca musiałby spełniać szereg wymagań, takich jak: sukcesywnie traktować pracowników jak independent contractors i posiadać ku temu podstawy, oraz składać wymagane ku temu dokumenty.

Pracownik natomiast to osoba zatrudniona przez pracodawcę i wykonująca polecenia tegoż pracodawcy. Głównym czynnikiem decydującym o statusie zatrudnionej osoby jest to, czy pracodawca kontroluje proces pracy. Jeśli to pracodawca decyduje o tym procesie, czyli co ma być zrobione i w jaki sposób ma być to wykonane, to w takim przypadku dana osoba jest pracownikiem. Pracownicy najczęściej otrzymują wypłaty tygodniowo, co dwa tygodnie, osoby pracujące na własny rachunek otrzymują zapłatę po wykonaniu danego projektu, zadania itd.

Pracodawcy powinni też zdawać sobie sprawę z faktu, że IRS jest w posiadaniu formy 8919-Uncollected Social Security and Medicare on Wages. Na tej formie pracownicy którzy nie zgadzają się na traktowanie ich jako niezależnych kontraktorów bedą mogli skutecznie zgłosić do IRS swojego pracodawcę, który bezpodstawnie unikał płacenia podatków pracowniczych. Nie ulega wątpliwości, że trafne określenie czy dany pracownik jest podwykonawcą czy też zwykłym pracownikiem jest trudnym zadaniem dla wielu przedsiębiorców. Co gorsza, błędne określenie może mieć nieprzyjemne i kosztowne konsekwencje. Dlatego też ci, którzy wymagają pomocy mogą wypełnić formę SS-8 (Determination of Employee Work Status for Purposes of Federal Employment Tax and Income Tax Withholding) i IRS pomoże im w trafnym określeniu zasad zatrudnienia ich pracowników. Innym wyjściem jest skonsultowanie się z prawnikiem lub doradcą podatkowym. 


Błędna klasyfikacja pracowników i traktowanie ich jako independent contractors uszczupla fundusze federalne i stanowe. Oczywiście, zarówno federalne, jak i stanowe władze skarbowe zdają sobie sprawę ze związanymi z tym stratami finansowymi. Ostatnimi czasy Federalny Urząd Podatkowy zwiększył wysiłki w celu wykrywania pracodawców, którzy nieodpowiednio klasyfikują swoich zatrudnionych. Za niezamierzony błąd w klasyfikacji pracownika i jego klasyfikację jako pracownika pracującego na własny rachunek grożą dość wysokie kary. Bądźmy więc ostrożni w decydowaniu, czy zatrudniona przez nas osoba otrzyma formę 1099 czy też W-2.

Katarzyna Łagodzka-Ginsburg

Kategoria: Porady > Podatki

Data publikacji: 2016-03-08