Amerykanie zaczynają Nowy Rok od noworocznych postanowień (New Year resolutions). To użyteczny obyczaj, bo pozwala zastanowić się nad osiągnięciami ostatniego roku i poczynić plany na ten nadchodzący.

Sugeruję, by przyswoić sobie tę tradycję i listę naszych noworocznych postanowień zacząć od decyzji, by być lepiej zorganizowanym.

Dlaczego warto być dobrze zorganizowanym

Sposób organizacji dokumentów większości z nas pozostawia dużo do życzenia. Nasze papiery piętrzą się na biurku i półkach, bywają rozrzucone bez większego sensu po domowych szufladach, wymieszane z gazetami, starą korespondencją. W niektórych domach co ważniejsze dokumenty lądują wśród ręczników, pod obrusem, czy za lustrem.

Bałagan w papierach nie tylko utrudnia życie, lecz może mieć bardzo poważne konsekwencje.

Przykład z życia: Mąż pani Marianny zmarł na atak serca pewnego popołudnia wracając z pracy do domu. Upadł na chodnik i już się nie podniósł. Był po czterdziestce, w sile wieku, nikt nie przewidywał jego odejścia. Do rozpaczy Marianny doszła wkrótce frustracja spowodowana bezradnością. Jej mąż zajmował się zawsze sprawami urzędowymi. On inwestował pieniądze, wykupywał ubezpieczenia, płacił rachunki, rozliczał podatki, podejmował decyzje. Nagle Marianna musiała sama podołać tym obowiązkom i to w najtrudniejszym okresie życia. Na początek musiała znaleźć polisy na życie męża, by ubiegać się o odszkodowanie. Ale nie wiedziała ile ich było i w jakich kompaniach asekuracyjnych. Nie miała też pojęcia, gdzie ulokowane były oszczędności rodziny. Parę tysięcy na koncie oszczędnościowym i czekowym nie wystarczały na pokrycie kosztów pogrzebu. Nadchodzące rozliczenie podatkowe było dla niej koszmarem. Mąż korzystał z usług maklera i specjalisty podatkowego, ale którego? Nie mając zupełnie orientacji w tych sprawach, nie wiedziała nawet, jak odtworzyć sprawy rodziny przy pomocy bezładnie rozsianych po domu papierów.

Wszyscy z nas, którzy bagatelizują kwestię organizacji dokumentów, narażają rodzinę na ewentualność takich właśnie kłopotów. Ponadto, dla nieporządnych podatkowe rozliczenie (a ściślej – skompletowanie potrzebnych załączników dokumentujących podatkowe ulgi) co roku jest koszmarem. Przez dobre przygotowanie podatkowych papierów średnio zamożna rodzina może zaoszczędzić paręset dolarów, bo specjalista podatkowy przygotuje podatkowy raport szybciej i taniej.

Przygotuj miejsce dla siebie

Pierwszym krokiem do dobrej organizacji jest stworzenie miejsca dla siebie. Każda głowa rodziny powinna mieć biurko – miejsce, gdzie wszystko jest pod ręką do płacenia rachunków, odpowiadania na korespondencję. Każda głowa rodziny powinna również mieć komputer, bo to nie jest już luksus ani fanaberia, lecz niezbędne każdemu narzędzie i okno na świat. Jeżeli dzieci mogą mieć komputery, to z pewnością ojciec czy matka.

Jeżeli twoje biurko nie ma głębokich szuflad na wieszanie teczek na papiery, to radzę zakup szafki na dokumenty – segregatora (file cabinet) – z dwiema szufladami, takiej, jakie bywają w biurach. Szafki te bywają również robione z atrakcyjnego drewna. W szufladach wiesza się teczki opatrzone etykietami i w ten sposób wszystkie nasze papiery mają swoje miejsce i łatwo jest cokolwiek znaleźć. Wybierz się do Staples czy Office Max a znajdziesz tam wszystko.

Gdzie zacząć

Drugim krokiem wyrzucenie niepotrzebnych papierów i posegregowanie tych potrzebnych.

Jeżeli nie jesteśmy zasypani makulaturą i wiemy, gdzie co znaleźć, to zawsze załatwimy swoje sprawy szybciej, nie przegapimy terminów płacenia rachunków i będziemy mieli lepszą kontrolę nad swoim życiem.

Dokumenty przechowuje się z kilku powodów:

• by udokumentować wartość czy fakt posiadania pewnych przedmiotów majątkowych
• by mieć dowód uiszczenia jakiejś opłaty czy dokonania transakcji,
• do celów podatkowych oraz
• z powodów sentymentalnych: listy, pamiątki, wycinki prasowe.

Dodać warto, że sporządzanie pewnych zestawień – np. lista kont bankowych lub profesjonalistów, z którymi współpracujemy –  ułatwi nam życie, a także dopomoże rodzinie przejąć prowadzenie spraw finansowych w razie naszej choroby lub śmierci.

Dokumenty prawne

Najważniejsze są dokumenty prawne (legal documents), które są dowodem na posiadanie pewnych przedmiotów majątkowych, oraz życiowych wydarzeń. Są to:

• Dowody posiadania przedmiotów majątkowych: akty własności, dowody rejestracyjne itp.
• Kopie Beneficiary Designation Forms – druków, na których wyznaczyłeś beneficjentów swoich kont bankowych, funduszy powierniczych, kont emerytalnych, polis ubezpieczeniowych.
• Prawne dyspozycje: testament, upoważnienia (power of attorney), ostatnie dyspozycje dotyczące ochrony zdrowia (health care proxy albo living will), letters of instructions (nasze rozporządzenia dotyczące pochówku), dokumenty dotyczące trustów. O tych dokumentach warto przeczytać w książce pt. Testamenty i ostatnie dyspozycje.
• Metryki urodzin, akty ślubu, dokumenty rozwodowe, dyplomy wyższych uczelni itp.

Prawne dokumenty powinny być trzymane w bezpiecznym miejscu, znanym innym członkom rodziny, by mieli do nich dostęp w razie potrzeby. Warto trzymać je w domowym sejfie albo w skrytce w banku. Wyjątkiem jest testament, którego nie należy trzymać w bankowej skrytce, bowiem po naszej śmierci skrytka zostanie zapieczętowana.

Warto też zrobić kopie tych dokumentów i przechowywać je gdzie indziej.

Nie wszystkie papiery są ważne. Warto wiedzieć, co trzymać i jak długo.

 Test dla ciebie

Ile czasu zajmuje ci zapłacenie rachunku? Znalezienie długopisu, książeczki czekowej, rachunku, zrobienie miejsca na stole, a następnie odszukanie znaczka pocztowego? Idealnym wynikiem powinno być zero sekund. Tak jest. Nie powinieneś szukać, lecz mieć te rzeczy pod ręką, w jednym miejscu. Jeśli w twoim przypadku jest inaczej i znalezienie czegokolwiek wymaga przekopania się przez sterty papierów i gratów rozsianych po całym domu, ten artykuł jest dla ciebie.

Potrzebujesz biurko – miejsce dla siebie. Najlepiej, żeby było z szufladami na teczki do przechowywania posegregowanych dokumentów. Przyda się też podłączony do Internetu komputer – wszak to nie luksus ani zabawka, lecz narzędzie współczesnego człowieka i okno na świat. Następnie przejrzyj wszystkie papiery, wyrzuć te niepotrzebne, a potrzebne posegreguj w odpowiednich kategoriach.

Oto jakie dokumenty powinieneś trzymać i jak długo.

Dokumenty prawne i rodzinne

Szczególnie ważne są dokumenty będące prawnymi dyspozycjami: testament, upoważnienia (power of attorney), ostatnie dyspozycje dotyczące ochrony zdrowia (health care proxy albo living will), letters of instructions (nasze rozporządzenia dotyczące pochówku), dokumenty dotyczące trustów. Warto o nich przeczytać w książce pt. Testamenty i ostatnie dyspozycje.

Ważne są metryki urodzenia, akty ślubu, dokumenty rozwodowe, dyplomy szkolne. Trzymaj je w bezpiecznym miejscu, znanym innym członkom rodziny.

Dokumenty podatkowe

Większość dokumentów musi być przechowywanych ze względów podatkowych. Na wypadek, gdyby Urząd Podatkowy zaprosił cię na kontrolę, musisz mieć poświadczenie na wszystkie podatkowe odpisy i wysokości swoich zarobków. Teoretycznie, po trzech latach IRS nie ma prawa zajrzeć do twoich rozliczeń, chyba że podejrzewa oszustwo, wtedy może sięgnąć wstecz bez ograniczeń. Tak więc odcinki czeków z pracy i inne załączniki można po trzech latach wyrzucić (zatrzymując same formularze podatkowe dla własnej wiadomości), ale ja trzymam rozliczenia podatkowe ze wszystkich lat z dokumentacją w oddzielnych teczkach. Nie zajmują dużo miejsca.

Jakie papiery należy przechowywać ze względów podatkowych i jak długo, wyjaśnia broszura Urzędu Podatkowego numer 552 pod tytułem “Recordkeeping for Individuals”. Można ją otrzymać bezpłatnie, zadzwoniwszy pod numer 1-800-829-3676, czyli 1-800-TAX-FORM albo pobrać z Internet: www.irs.gov/pub/irs-pdf/p552.pdf.

Programy emerytalne

Dokumenty związane z programami emerytalnymi powinny być przechowywane aż do czasu ich likwidacji, czyli czasami całe życie. Trzeba zatrzymać wszystkie roczne raporty i dokumenty związane z transferami, szczególnie dotyczące wpłat nie będących ulgą podatkową (non-deductible IRA), by nie płacić od nich podatku podwójnie. Przez tę pracę papierkową mała non-deductible IRA bywa nie warta fatygi.

Zatrzymaj pieczołowicie list z Social Security Administration czy z ZUS przyznający ci emerytalne świadczenia. W niektórych sytuacjach bywają one potrzebne.

Dokumenty bankowe

Wiele osób przechowuje z nabożeństwem każdy skrawek papieru, jaki dostanie z banku. Niesłusznie.

Druczki potwierdzające wpłaty czy wypłaty (deposit, withdrawal slips) trzeba trzymać tak długo, aż transakcja ukaże się na miesięcznym raporcie (monthly statement). Gdy stwierdzimy, że pieniądze zostały wpłacone czy wybrane zgodnie z naszą instrukcją, druczki te można wyrzucić.

Nie ma potrzeby trzymania bankowych miesięcznych raportów dłużej niż rok, chyba że są potrzebne do podatkowych rozliczeń.

Zrealizowane czeki (cancelled checks), które mają implikacje podatkowe, trzymać trzeba razem z podatkowymi rozliczeniami, czyli trzy lata, gdyż tylko tyle wstecz Urząd Podatkowy może sprawdzić nasze rozliczenia.

Dom i wyposażenie

Pewne dokumenty dotyczące domu (czy mieszkania własnościowego) powinny być trzymane całe życie. Są to: tytuł i akt własności, umowa kupna-sprzedaży, umowa pożyczki hipotecznej. Najczęściej przeoczone są rachunki za remonty domów (capital improvements), niezbędne do pomniejszenia zysków po sprzedaży domu (capital gain taxes).

Należy przechowywać rachunki za kosztowne przedmioty, jak futra, biżuterię, sprzęt elektroniczny, meble, by w razie straty móc udowodnić ich wartość firmie ubezpieczeniowej, jeżeli twoja polisa również pokrywa wyposażenie domu.

W jednej teczce trzymaj gwarancje i paragony za kupiony sprzęt elektroniczny czy gospodarstwa domowego, a także instrukcje. Przydadzą się często.

Fundusze powiernicze, akcje

Raporty funduszy zbiorowych i maklerów pokazują wszystkie transakcje od początku roku. Dlatego też wystarczy zachować raport z końca grudnia. Należy natomiast zachować wszystkie potwierdzenia egzekucji transakcji kupna/sprzedaży papierów wartościowych (confirmation slips), raporty ukazujące reinwestowanie dywidend i wszystko to, co dokumentuje, ile zapłaciłeś za dane papiery wartościowe. Dokumenty te trzeba trzymać co najmniej trzy lata po ich sprzedaży i zadeklarowaniu kapitałowych zysków lub strat.

Warto prowadzić rejestr wpłat i wypłat z kont inwestycyjnych, by znać ich rentowność.

Polisy ubezpieczeniowe

Trzymaj wszystkie polisy i dowody płatności. Zachowuj też wszelką dokumentację świadczącą o wartości ubezpieczanych przedmiotów majątkowych. Natomiast rachunki za polisy wyrzucaj gdy tylko twoja płatność pojawi się na bankowym wyciągu. Pokwitowaniem zapłacenia składki jest twój zrealizowany czek.

Uwaga: Twoja rodzina musi wiedzieć jakie masz polisy i gdzie się znajdują. Co po twoim ubezpieczeniu na życie, jeżeli po twojej śmierci nikt o nim nie będzie wiedzieć.

Informacja o doradcach

Zrób listę profesjonalistów, z którymi współpracujesz dla dobra Twojej rodziny, której być może przyjdzie kiedyś przejąć prowadzenie spraw finansowych. Załącz nazwiska i numery telefonów następujących osób:

• Prawnik, szczególnie jeśli trzymasz u niego swój testament, albo aktualnie prowadzi on jakieś twoje sprawy.
• Księgowy. Może on być potrzebny w przyszłości, by odtworzyć kopie rozliczeń podatkowych z minionych lat.
• Makler, u którego masz konto (brokerage account).
• Agent ubezpieczeniowy, u którego wykupiłeś polisy. Rodzina musi wiedzieć, do kogo zwrócić się w razie wypadku, pożaru czy śmierci.
• Ktoś w dziale kadrowym zakładu pracy, gdzie pracujesz lub pracowałeś.
• Doradca finansowy. Jeśli takiego nie masz, a ufasz Poradnikowi Sukces, to wpisz na tej liście numer jego redakcji, na wypadek, gdyby bezradna rodzina miała jakieś pytania.

Rachunki za prąd, gaz, telefon

Ich można pozbyć się najszybciej. Gdy zobaczymy na kolejnym rachunku wpłynięcie naszej płatności, możemy rachunek wyrzucić. Większość ludzi trzyma rachunki w nieskończoność. Niepotrzebnie. Z całą pewnością po roku można pozbyć się tej makulatury przy okazji noworocznych porządków. Pamiętajmy, że w razie potrzeby, nasza elektrownia, gazownia czy kompania telefoniczna może wydać raport z listą naszych płatności.

Jeżeli dom wynajmujesz lokatorom, a domowe świadczenia wliczasz w koszt utrzymania domu, to musisz rachunki przechowywać tak długo, jak wszystkie inne podatkowe dokumenty.

Inne kategorie

W swojej szafce załóż teczki na inne sprawy, stosownie to swoich potrzeb: szkoła dzieci, wyższa uczelnia, praca twoja, praca żony, zdrowie, hobby, listy itp.

Co wyrzucić

ie ma potrzeby przechowywać ofert handlowych przychodzących z oficjalną korespondencją. Gdy np. kompania telefoniczna śle z rachunkiem propozycję założenia drugiej linii, a drugiej linii nie potrzebujesz, to wyrzuć ją natychmiast.

Nie jest potrzebna żadna korespondencja związana z prenumeratą czasopism. Twoim poświadczeniem opłaty jest zrealizowany czek.

Plagą naszych domów są stare gazety i magazyny. Jak jej zaradzić? Raz na jakiś czas przejrzeć je, wyciąć interesujące artykuły i włożyć do odpowiedniej teczki, a resztę wyrzucić (na makulaturę, a nie do śmieci!).

Uaktualniaj ważne papiery

Upewnij się, że twoje ważne dokumenty są aktualne. Przejrzyj testament, po każdym ważnym wydarzeniu w rodzinie: rozwodzie, ślubie, narodzinach dziecka. Upewnij się, że formularz Beneficiary Designation Form wypełniony w banku wyraża twoje aktualne życzenia – możesz je zmienić bez problemów w każdej chwili. Przejrzyj polisy ubezpieczeniowe, by upewnić się, że masz odpowiednią asekurację. Lista profesjonalistów (prawnik, księgowy, agent ubezpieczeniowy, lekarz itp.) powinna być uaktualniona.

Gdy już uporządkujesz swoje dokumenty, wznieś toast za Nowy Rok. Przy dobrej organizacji przedmiotów i czasu będzie on z pewnością bardziej produktywny od minionego.

Wycisz negatywne emocje

Kierat dnia powszedniego przydaje nam dużo stresu, w wyniku czego bywamy ciągle zirytowani i wyładowujemy złość na otoczeniu. Oto kilka metod, które pozwolą na wyzbycie się negatywnych emocji.

Daj sobie dodatkowy czas. Jeżeli stres wynika z ciągłej pogoni za czasem, daj sobie dodatkowe 10 minut. Wstawaj nieco wcześniej rano, by przygotować się spokojnie. Wychodź wcześniej do pracy czy na spotkanie.

Uspokój nerwy. Spędź 10 minut dziennie w całkowitym spokoju. Usiądź słuchając własnego oddechu, pójdź na spacer, albo zaparz szklankę herbaty i wypij ją, koncentrując się tylko na jej smaku.

Bądź pozytywny. Nie narzekaj. Narzekanie jest objawem bezradności, wzmaga negatywne uczucia i odstręcza pozytywnych ludzi.

Nie mów źle o ludziach. Przyjmij zasadę: “Nie rozmawiam o ludziach, chyba że mam coś pozytywnego lub konstruktywnego do powiedzenia”.

Wyeliminuj negatywne znajomości. Nie pozwól, by inni zatruwali swoją żółcią Twoje życie. Wyjdź naprzeciw ludziom, którzy swoją pozytywnością zainspirują Ciebie.

Przywróć problemom właściwą proporcję. Powiedz sobie: to nie ma znaczenia! Oplotkowała Cię koleżanka? Zepsuł się samochód? Zachorował piesek? Zniżkowała giełda? To nie są życiowe tragedie!

Pozbądź się rupieci

Rozejrzyj się wokół siebie. Zobaczysz pełne szuflady, szafy, półki, zagracone kąty. Jesteśmy wszyscy otoczeni przez zbędne martwe przedmioty, które nie dość, że przypominają nam, że zmarnowaliśmy na nie pieniądze, ale jeszcze osaczają nas, zabierają naszą przestrzeń życiową i nasz czas. Tak, czas, gdyż w zagraconym życiu trudno jest cokolwiek znaleźć, dotrzymać terminu, realizować cele.

Począwszy od dzisiaj warto godzinę dziennie poświęcić na “odgracenie” domu i życia. Bezwartościowe rupiecie trzeba wyrzucić, te, które mogą być jeszcze użyteczne – oddać potrzebującym: Armii Zbawienia czy kościołowi.

Wyzbycie się otaczającego cię balastu da ci poczucie lekkości i satysfakcji.

Zerwij szkodliwe związki

Ludzie mogą zaśmiecać nasze życie bardziej niż nawał materialnych przedmiotów. Wielu z nas uwikłanych jest w toksycznych, niepotrzebnych związkach. Wielu z nas czuje się skazanych na wąskie grono ograniczonych, nieciekawych ludzi.

Powinniśmy starannie dobierać sobie znajomych, obracać się wśród ludzi, którzy będą nas inspirować, otwierać nowe horyzonty, uczyć. Znajomości takie można zawrzeć w organizacjach, które skupiają ludzi mających ciekawe zainteresowania. Zapisz się do chóru, polonijnej organizacji, zacznij aktywnie działać w swoim kościele. Uczęszczaj na ciekawe kursy w pobliskiej uczelni czy szkole.

Dokonaj czegoś

Przejmij odpowiedzialność za swoje działania i za swoje emocje. Ty jesteś panem swego życia, ty kierujesz swymi krokami. Gdy jesteś zirytowany, powtarzaj sobie: “Nie będę obwiniać nikogo za swój negatywny nastrój. Sam jestem odpowiedzialny za swoje problemy”.

Uporządkuj własne sprawy. Odpisz na zaległą korespondencję, oddzwoń do przyjaciół, oddaj zaległy dług.

Uprość obowiązki dnia codziennego. Ustaw finanse na automatycznego pilota, spędzaj mniej czasu w kuchni. To pozwoli Ci mieć więcej czasu na sprawy, które są naprawdę ważne.

Zadbaj o siebie, a poczujesz się lepiej. Spaceruj pół godziny dziennie, pójdź do fryzjera, czy chociażby zjedz codziennie jabłko.

Znajdź czas na hobby: czytanie, zbieranie znaczków, naukę nowego języka, yogę itp. Zapisz się do jakiejś organizacji, poznaj nowych ludzi.

Wykonanie do końca nawet z pozoru błahej sprawy da Ci poczucie satysfakcji i poprawi samopoczucie.

Dbaj o ludzi, nie o przedmioty

Aby czuć się dobrze i radośnie, powinniśmy czynić dobro i nieść radość innym.

Bądź grzeczny. Uśmiechnij się do kolegów w pracy, nie rzucaj słuchawki, gdy ktoś źle wykręcił numer, podziękuj kasjerowi w sklepie, powiedz “hallo” przechodniowi. Poślij uśmiech czy dobre słowo, a od razu poczujesz się lepiej. Gwarantowane.

Okazuj szacunek rodzinie. Zwracaj się do współmałżonka i dzieci tylko tak, jak chciałbyś, by oni zwracali się do Ciebie. Często najmniej przyjemni bywamy wobec najbliższych nam osób, bo względem nich nie musimy udawać, silić się. Błąd. Okazujmy im najwięcej szacunku. Nawet małe dzieci mają swoją godność i uczucia. Sugestia dla mających poczucie humoru: By przyzwyczaić się do kurtuazji, przez kilka dni zwracajcie się do siebie w domu przez “pan” i “pani”.

Spędź więcej czasu z rodziną. Zacznij coś robić razem: poczytaj wieczorem na rodzinnym forum ulubioną książkę, wyjedź za miasto, zaplanuj wspólne wakacje. To zbliży Was do siebie.

Zostań wolontariuszem. Zaoferuj pomoc w kościele czy w organizacji, do której należysz. Poznasz nowych ludzi i poczujesz się lepiej. Znasz angielski, potrafisz pisać? Zgłoś się do Poradnika „Sukces”. Pomożesz sam sobie pomagając innym.

Wychowuj radosne dzieci

Baw się ze swoimi dziećmi czy wnukami. Odkrywaj świat widziany ich oczyma, a przekonasz się, że jest radosny i fascynujący. Naucz dzieci nowych gier (ale nie elektronicznych), np. szachów, brydża, kanasty. Śpiewaj im polskie piosenki, mów wiersze. Kiedyś, po latach znana melodia kojarzyć im się będzie z rodzinnym domem, przywoła ciepłe wspomnienia.

Wyłącz telewizor. Ucz dzieci (i siebie), by być w życiu sprawcą, nie biernym widzem, by umieć rozmawiać, śpiewać, coś zrobić własnymi rękami.

Angażuj dzieci do współpracy. Już od najmłodszych lat proś dzieci o pomoc, a wykonywanie obowiązków stanie się wspaniałą okazją do spędzenia razem czasu, rozmowy, ćwiczenia języka polskiego. Pomagając w pieczeniu ciasta, nakrywaniu do stołu, wycieraniu kurzu, dzieci poczują się ważne i potrzebne, a przy okazji przyzwyczają się do pracy.

Dawaj dzieciom swój czas, nie same przedmioty. Jeżeli podarujesz na urodziny np. klocki LEGO, to usiądź z dzieckiem na podłodze i buduj z nim razem. Podaruj np. lornetkę teatralną i bilet na interesujące przedstawienie i udaj się na spektakl razem z rodziną.

Co dalej

Gdy już “odgracimy” swoje życie, wyzbędziemy się niepotrzebnych związków, wyciszymy własne negatywne emocje, wtedy weźmy się od podstaw za swoje domowe finanse, by zapewnić sobie i rodzinie solidną bazę bytową. Na ten temat pisuję dla Państwa od lat. Artykuły i napisane przeze mnie książki mogą poprowadzić Państwa za rękę.

Dużo pogody ducha i satysfakcji i osiągnięć w Nowym Roku życzy

Elżbieta Baumgartner

Kategoria: Porady > Finanse

Data publikacji: 2015-12-29